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v. Bodelschwinghsche Stiftungen Bethel: „Mit systema.Rechnungsleser und YAMBS.Invoice ist vieles einfacher“

Mit den v. Bodelschwinghschen Stiftungen Bethel, Bielefeld, hat sich die größte diakonische Einrichtung Europas für die systema Deutschland GmbH und ihren systema.Rechnungsleser entschieden. Überzeugt hat den Vorstand und die Geschäftsführungen nicht nur die Leistungsfähigkeit der Lösung, sondern auch das hohe Erfahrungspotenzial des systema Teams bei der Anbindung ihrer Lösung an das nachgelagerte Workflow-System YAMBS.Invoice der Software4Professionals GmbH & Co. KG. Anstelle des zeit- und somit kosten-intensiven manuellen Verfahrens werden künftig sämtliche kreditorischen Eingangsrechnungen automatisiert über den Rechnungsleser bearbeitet. Das Leistungsvolumen von anfänglich 250.000 Seiten pro Jahr wird in 2010 nochmals um 180.000 Rechnungsseiten aufgestockt.

Die v. Bodelschwinghschen Stiftungen Bethel bieten mit ihren 15.000 Beschäftigten an 240 Standorten in Deutschland rund 150.000 Menschen im Jahr ein breitgefächertes Hilfeangebot. Seit der Gründung vor 140 Jahren wurde es fortlaufend ausgebaut: Epilepsiebehandlung, Behindertenhilfe, Altenhilfe, Jugend- und Wohnungslosenhilfe, Arbeit und berufliche Rehabilitation, Psychiatrie sowie Versorgung in Akutkrankenhäusern. Nochmals ergänzt wurde das Leistungsspektrum in jüngster Zeit für Menschen mit erworbenen Hirnschäden oder autistischen Störungen sowie um die Hospizarbeit.

Beeindruckende Fakten und Zahlen, die erahnen lassen, welcher Verwaltungsaufwand bei der größten diakonischen Einrichtung Europas anfällt. Allein die Zahl der kreditorischen Eingangsrechnungen geht pro Jahr in die Tausende. „Jede einzelne Rechnung erfassten und prüften wir bislang manuell, nachdem in den dezentralen Einrichtungen die sachliche Richtigkeit bestätigt und die Rechnung zur Zahlung freigegeben worden war. Ein enormer Arbeitsaufwand, der viel Zeit gekostet und unser qualifiziertes Personal unnötig gebunden hat“, so das Resümee von Doris Terfrüchte, Leiterin des Dienstleistungszentrum Rechnungswesen. „Darum haben wir uns im Frühjahr 2009 entschlossen, diesen Prozess mithilfe einer geeigneten Software zu automatisieren.“

In den folgenden Monaten wurde nach einer passenden  Anwendung gesucht – und mit systema.Rechnungsleser gefunden. „Wir haben uns diverse Softwarepakete angeschaut. Letztendlich überzeugt hat uns der Rechnungsleser von systema“, erläutert der IT-Leiter von den v. Bodelschwinghschen Stiftungen Bethel, Ralf Meyer auf der Heide. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium seien Flexibilität und Erfahrung des systema Teams bei der Anbindung des systema.Rechnungslesers an das nachgelagerte Workflow-System YAMBS.Invoice von Software4Professionals gewesen. „Wir arbeiten mit SAP und Oracle, eine Integration der Lösung war somit unerlässlich, die Datenübergabe an SAP und unser Archivierungssystem musste gewährleistet sein.“

Im Oktober 2009 wurde die Realisierungsphase gestartet, die anfänglichen Nutzungsrechte auf 250.000 Rechnungsseiten pro Jahr gefixt mit der Erweiterungsoption um 180.000 zusätzliche Seiten in 2010. Im Februar 2010 sind die v. Bodelschwinghschen Stiftungen Bethel mit dem systema.Rechnungsleser in den ersten Gesellschaften produktiv gegangen, die Ausweitung auf die übrigen Unternehmensbereiche soll Ende 2011 abgeschlossen werden. „Bei der Rechnungsbearbeitung ist mit dem Einsatz der neuen Software vieles einfacher geworden“, freuen sich Terfrüchte und Meyer auf der Heide. Denn nun werden die Lieferantenrechnungen per Scanner erfasst sowie unterschiedliche Rechnungslayouts inklusive Zeichen der Kreditoren über die OCR-Erkennung automatisch erkannt. Auch die Unterscheidung von ein- und mehrseitigen Belegen sowie die Anwendung der gültigen Mehrwertsteuersätze gehören zum Leistungsumfang von systema.Rechnungsleser.

 

Quelle: Pressemitteilung der systema Deutschland GmbH vom 20. Juli 2010

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Utz Krahmer: Sozialdatenschutzrecht. edition sigma im Nomos-Verlag (Baden-Baden) 2020. 4. Auflage. 488 Seiten. ISBN 978-3-8487-3056-8.
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