Projektbericht: Nikolauspflege und CGM schaffen Durchblick im Rechnungseingangsprozess.
Ein interner Workshop der Nikolauspflege zum Thema "Effizienzbremser" im Arbeitsalltag, brachte das Thema Belegfluss auf die Agenda. Lange, unklare Postwege durch dezentrale Standorte, zeitintensives Suchen von Papier-Originalbelegen, Doppel-/Falsch- und Sicherheitsablagen sowie Belegverluste waren nur einige der aufgeführten Nachteile. "Wer hat die Rechnung eigentlich gerade? Ist sie auch fristgerecht in Bearbeitung? Fragen wie diese, waren an der Tagesordnung," so Uta Schmidt-Schott, Leiterin Rechnungswesen der Nikolauspflege in Stuttgart. Bei der Nikolauspfege gehen jährlich rund 15.000 Rechnungen von ca. 2.600 Lieferanten ein. Das macht bei durchschnittlich drei Seiten pro Rechnung in Summe 45.000 Seiten. Diese wurden manuell anhand von Papierbelegen bearbeitet. Eine eingehende Analyse legte die beträchtlichen Optimierungs- und Wertschöpfungspotenziale offen. Der daraus resultierende Projektantrag zur Einführung einer Lösung zur Elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung wurde vom Vorstand positiv beschieden. Das Ziel: Ein strukturierter, sicherer und ressourcen-schonenderer Prozess, ohne ermüdendes und zeitintensives "Klein-Klein".
