Qualitätsmanagement in der Pflege: Optimiertes Qualitätsmanagement bei der Albert Schweitzer Stiftung
Fachbeitrag für social-software.de Autor: Johannes Woithon, Geschäftsführer, orgavision GmbH
Kraftraubende, administrative Prozesse belasten den Pflegealltag im doppelten Sinne: Zum einen mindern sie die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden, zum anderen kosten sie wertvolle Zeit, die für die Arbeit mit den Betreuten verloren geht. Mit digitalisierten Arbeitsabläufen und einem optimierten Qualitätsmanagement hat es die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen geschafft, die Verwaltungsprozesse effizient zu verschlanken und mehr Zeit für Betreuung und Pflege zu gewinnen.
- Schlanke Prozesse für mehr Betreuungszeit
Die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen unterstützt an über 20 Standorten im Berliner Nordosten rund 780 Menschen mit Pflege- und Assistenzbedarf sowie mit geistigen und seelischen Beeinträchtigungen. Mit zahlreichen Wohn- und Betreuungsangeboten tragen die rund 700 Mitarbeitenden zu einem deutlichen Gewinn an Lebensqualität bei ihren Betreuten bei. Um dabei möglichst wenig Zeit für administrative Prozesse aufwenden zu müssen, setzt die sozialwirtschaftliche Organisation auf ein digitalisiertes und optimiertes Qualitätsmanagement (QM) mit Hilfe von orgavision.
- Zeitraubende Abläufe auf Papier
Ein aufwändiges QM auf papierhaften Dokumenten war bis 2012 Alltag für Catrin Buch, Qualitätsmanagementbeauftragte des Bereichs Wohnen für Menschen mit Pflegebedarf. Damals lag in jedem der zwölf Bereiche eigens ein Ordner mit dokumentierten Prozessen aus. Gab es eine Aktualisierung, verschickte Catrin Buch die neue Prozessbeschreibung per Post an die Verantwortlichen in den Wohneinheiten. „Kamen die überholten Dokumente via Pendelmappe zu mir zurück, war das mein Nachweis über den erfolgten Austausch“, erinnert sie sich. Da im Pflegebereich meist monatlich Anpassungen und Neuerungen in den Arbeitsabläufen und Standards erfolgen, kostete dieser Schritt regelmäßig viel Zeit. Zudem war es schwierig, den Überblick zu behalten: Mit dicken Papierordnern und bis zu 20 Pendelmappen glich das Büro der Qualitätsmanagementbeauftragten zeitweise einem Archiv.
- Lebendiges Qualitätsmanagement etabliert
Um die Prozesse im Qualitätsmanagement effizienter zu gestalten, entschied sich die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen für die Einführung einer Software-Lösung von orgavision. Ausschlaggebend war hier allem voran die einfache und intuitive Bedienbarkeit. Mit wenigen Klicks lassen sich Informationen mit allen Mitgliedern der Organisation teilen. „Heute nutzen alle 650 Mitarbeitenden die Software as a Service-Lösung gern und häufig. Für unser lebendiges Qualitätsmanagement ist das essenziell“, betont Catrin Buch. Für die Mitarbeitenden hat sich das QM-Tool zur zentralen Anlaufstelle entwickelt: Neben dem digitalen QM-Handbuch finden sich hier auch Fortbildungsanmeldungen und das Intranet. Der komfortable Zugang zu allen relevanten Dokumenten stellt sicher, dass das System gerne im Pflegealltag genutzt wird. Gibt es Neuerungen in bestehenden Dokumenten, sind diese durch farbige Markierungen auf einen Blick erkennbar – das spart wertvolle Zeit.
- Entlastung der Verwaltung
Mit dem optimierten Qualitätsmanagement hat sich auch der Arbeitsalltag von Catrin Buch spürbar verändert: Mappen und Prozessbeschreibungen in Papierform sieht man im Büro der Qualitätsmanagementbeauftragten nur noch selten. Ob Verteil-Prozesse von bestehenden oder das Generieren von neuen Dokumenten: Mit softwareseitiger Unterstützung konnten die Arbeitsabläufe verschlankt und beschleunigt werden. Fehlende Kenntnisnahmen aus den Wohnbereichen sind jederzeit übersichtlich dokumentiert, was das Nachfassen erheblich erleichtert. Künftig will die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen mit orgavision auch interne Audits organisieren.
Fazit
Mit einem optimierten Qualitätsmanagement und digitalisierten Prozessen gewinnen Mitarbeitende in der Pflege wertvolle Zeit für ihre Arbeit am Menschen. Wichtige Informationen gelangen auf digitalem Wege nicht nur schneller zu den Adressaten, sie entlasten auch den medizinisch-pflegerischen Bereich mit seinen knappen Ressourcen. Entscheidend für den nachhaltigen Erfolg eines Qualitätsmanagement-Tools ist neben der Abbildung der tatsächlich gelebten Prozesse auch die intuitive Bedienbarkeit durch die Nutzerinnen und Nutzer in der täglichen Arbeit
