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AWO in Nordhessen startet mit umfassendem digitalem Dokumentenmanagement in eine neue Ära

22.02.2008 | Anwenderberichte

Wer heute über Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit von Sozialen Einrichtungen und Verbänden nachdenkt, kommt unweigerlich auf das Digitale Dokumentenmanagement. Arbeiten mit Papierakten und dezentrale Ablage gehören eigentlich der Vergangenheit an. Genau dies erkannte die AWO in Nordhessen. Durch die enorme Expansion in der Vergangenheit sowie das weitere geplante Wachstum ist es für die AWO in Nordhessen zwingend nötig, Verwaltungsstrukturen zu optimieren und zu verschlanken und damit effizienter zu gestalten. Digitales Dokumenten-Management in allen Unternehmensbereichen Die AWO Nordhessen setzt deshalb künftig ein umfassendes Digitales Dokumentenmanagement-System ein, das Dokumente über alle Unternehmensbereiche digitalisiert, strukturiert und gesetzeskonform archiviert. Der hinterlegte Workflow (Orientierung am Arbeitsprozess) garantiert, dass in allen Einrichtungen Dokumente standardisiert erfasst, gespeichert und abgelegt werden. Der Aktenplan sorgt dafür, dass man gar keine andere Möglichkeit hat, als in gleicher Systematik abzulegen. Egal in welcher Einrichtung man sich befindet, kann man beispielsweise Bewohnerakten und Personalakten (wenn Berechtigung vorhanden) einsehen, den Status von Eingangsrechnungen überprüfen u .v. m. Damit sind Vertretungsregelungen innerhalb oder auch über Einrichtungen hinweg deutlich vereinfacht, da ein ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente der AWO möglich ist. Führungskräfte können über alle Fachbereiche ohne Kenntnis der Fachanwendungen nach Dokumenten recherchieren. Organisationssicherheit und Standardisierung der Verwaltung Klare Zielvorgabe ist es, Organisationssicherheit zu schaffen und die Verwaltungsabläufe zu standardisieren. Was im Pflegebereich schon lange üblich und auch notwendig ist, muss für die Verwaltung ebenso gelten. Und der Leitgedanke ist klar: „Wir wollen mehr Zeit für unsere Kunden. Daher ist es unerlässlich, dass wir Verwaltungsaufwände deutlich minimieren, um Zeit und Geld sinnvoller den Kunden zukommen zu lassen", so Dietmar Bölling, Abteilungsleiter Finanzen bei der AWO in Nordhessen. Einzigartigkeit in der Sozialbranche Ein Projekt dieser Größenordnung alleine zur Einführung eines Digitalen Dokumentenmanagements sucht seines gleichen in der Sozialbranche. Die AWO in Nordhessen erhofft sich dadurch klare Wettbewerbsvorteile. Wirtschaftlichkeit, ROI, Amortisation Wirtschaftlichkeitsberechnungen sind bei Softwareprojekten dieser Größenordnung sicher nicht einfach. Der Return on Invest (ROI) ist ebenfalls schwierig zu berechnen. Trotzdem wagt Dietmar Bölling eine Aussage dazu. Er geht davon aus, dass sich das Projekt in 5 Jahren amortisiert hat, und dabei werden lediglich die gesparten Personalkosten eingerechnet. Zwei Stellen sollen dadurch eingespart werden, die durch die vorgesehene Expansion nötig gewesen wären. Rechnet man reduzierte Überstunden, gesparte Papierkosten und den monetarisierbaren Zeitgewinn durch verringerten Suchaufwand hinzu, verbessert dies sicherlich das Ergebnis. Für die Geschäftsleitung der AWO in Nordhessen standen folgende Argumente für die Einführung eines umfassenden Digitalen Dokumentenmanagements im Vordergrund.
  • Effizienterer Personaleinsatz
(Bereitstellung interner Ressourcen für andere Aufgaben, Reduzierung von Überstunden)
  • Einfachere Lösung von Vertretungsproblemen
  • Standortübergreifende Verfügbarkeit von Dokumenten
  • Höhere Transparenz und mehr Sicherheit bei der der Erreichung von Arbeitszielen (z. B. Informationen von Dritten bei Überschreitung von Bearbeitungsfristen, Eingriffsmöglichkeit); dadurch Gewährleistung der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und gesetzeskonformer Archivierung
  • Sicherstellung des Dokumentenbestands gegen Aktenverlust (Verlegen oder Löschen) und Vernichtung
  • Arbeitsvorgangsbezogene Archivierung unterschiedlicher Dokumententypen (Brief, Fax, Mail, Präsentationen, Bilder etc.)
  • Vermeidung von Doppelablagen
  • Senkung der Ablage-/Kopier- und Recherchekosten
  • Wettbewerbsvorteil durch schnellere Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen: dadurch hohe Zufriedenheit von Kunden und Geschäftspartnern
  • Niedrigere Personalkosten je nach Arbeitsvorgang
  • Geringere Fehlerquote durch teilautomatische Datenerfassung
  • Kürzere Transportzeiten durch den digitalen Transfer
  • Reduzierung und Kontrolle der dezentralen Liegezeiten der Rechnungen in der sachlichen Prüfung und Freigabe
  • Nutzung des Skontos
Weitere Informationen zur AWO in Nordhessen unter www.awo-nordhessen.de Download des gesamten Projektberichts Für weitere Informationen: All for One Systemhaus AG - Isabel Scholz - Unixstraße 1 D-88436 Oberessendorf Tel. +49 (0)7355/799-353 Fax +49 (0)7355/799-111 isabel.scholz@all-for-one.de www.all-for-one.de Firmeninformationen auf www.social-software.de

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Utz Krahmer: Sozialdatenschutzrecht. edition sigma im Nomos-Verlag (Baden-Baden) 2020. 4. Auflage. 488 Seiten. ISBN 978-3-8487-3056-8.
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